Lia, l'assistante

Elle propose, vous validez

Lia n'écrit rien elle-même dans un bilan. Elle rend un plan à cocher, et votre clic l'exécute, sous votre identité, par les mêmes chemins que les boutons de l'écran. Elle a donc les mêmes droits que vous : une action que vous ne pouvez pas faire à la main, elle ne peut pas la faire non plus. Il n'existe pas de droit propre à Lia.

Elle répond, le panneau affiche les étapes qu'elle propose, vous décochez ce qui ne convient pas, puis vous appliquez. Tant que vous n'appliquez pas, le bilan n'a pas bougé.

Ce qu'elle sait faire

Chaque capacité de cette liste est réellement disponible. Ce qui n'y figure pas, Lia ne sait pas le faire, même si la demande paraît proche d'une autre.

Deux capacités sont annoncées et pas encore là : rédiger la note méthodologique, et créer directement des lignes d'émission. Quand vous les demandez, Lia nomme ce qui existe déjà pour arriver au même résultat autrement.

Ce qu'elle refuse, et pourquoi

Lia ne répond pas aux questions de méthode carbone, et elle le dit. Ses chiffres repartent dans des livrables signés par votre cabinet, et une réponse de mémoire sur un périmètre ou un scope pourrait y introduire une erreur. Elle renvoie à la méthode officielle et à l'organisme qui la publie.

Elle refuse aussi de deviner un chemin dans le produit. Quand aucun écran ne fait ce que vous demandez, elle le dit et nomme ce qui permet d'arriver au même résultat.

Enfin, elle ne supprime rien. Vider un collecteur ou défaire un import se fait à la main, collecteur par collecteur.

Déposer un fichier

Le dépôt se fait n'importe où sur le panneau, ou par le bouton « Joindre un fichier ». Sont acceptés les tableurs, les CSV, les PDF et les images, y compris une capture d'écran ou la photo d'un relevé.

Un fichier va jusqu'à 500 000 lignes. Dès 5 000 lignes, Lia demande de confirmer avant de lancer. Au-delà de 20 000 lignes, elle le lit par lots et le traitement se suit dans son panneau, avec une barre d'avancement, pendant que vous travaillez ailleurs. Dans tous les cas, rien n'est écrit avant que vous ayez validé le plan. Un fichier déjà déposé se rappelle depuis la liste des fichiers de l'écran Collecte, pour faire lire un autre onglet sans le renvoyer.

Le champ de texte au-dessus sert à dire ce qu'il faut en faire. Une consigne du type « ce sont les données 2024, ignore la ligne de total » vaut pour tout le classeur ; une consigne qui s'adresse aux onglets un par un est répartie entre eux.

Les onglets d'un classeur, et ce qui est coché d'avance

Un classeur de collecte porte souvent quinze ou vingt onglets, et deux d'entre eux décrivent parfois la même chose. Pour éviter de compter deux fois les mêmes données, les onglets cochés à l'ouverture suivent ces règles :

• quand le classeur contient une matrice de collecte, elle seule est cochée, et le panneau écrit pourquoi. Elle porte à elle seule tout le bilan : cocher en plus les onglets par poste ferait entrer deux fois les mêmes données, sous deux découpages différents ;
• les onglets qui sont des copies d'un autre (« Copie de Fret » à côté de « Fret ») sont proposés décochés. Ce sont en général des brouillons laissés par le client ;
• une copie n'est décochée que si son original est dans le même classeur. Un onglet seul de son espèce reste coché, même si son nom commence par « Copie de » : il porte peut-être la seule donnée du fichier.

Aucun onglet n'est retiré : seule la sélection par défaut change, et chaque onglet se coche d'un clic. Cochez à la main un onglet que la matrice ne détaille pas.

Ce qu'elle écarte du plan, et vous dit

• les lignes de total : les importer compterait le fichier deux fois ;
• les lignes barrées ou annulées, les lignes d'exemple du gabarit et les sous-totaux ;
• les charges de personnel, qui n'entrent pas dans un bilan d'achats ;
• les émissions rapportées en dépendance, qui se présentent à part et non dans le total ;
• les doublons de valeur : une même quantité sous deux libellés différents part dans sa propre étape, décochée, en nommant la ligne en cause ;
• ce qui a déjà été compté : une étape qui recopie une autre étape du même dépôt, des litres et des kilomètres dont le rapport est celui d'une flotte, ou une consommation recopiée sur plusieurs lignes arrivent décochés ;
• un lot qui pèse plus qu'une entreprise de cette taille ne peut acheter : il est signalé en rouge avec ses chiffres, ne se coche pas d'office, et ne s'applique qu'après une confirmation explicite.

Chaque écart est annoncé avec son motif et le numéro de ligne du tableur, pour que vous puissiez retourner voir dans le fichier d'origine.

Après « Appliquer »

« Appliquer » écrit les lignes tout de suite et rend la main, pour un cabinet dont le calcul différé est activé. Le calcul du bilan continue ensuite, et le panneau affiche le total d'après quand il est fini. Tant que « calcul en cours » est écrit, les totaux du bilan ne sont pas à jour. Dans un cas ambigu, Lia annonce le choix qu'elle a fait sur la ligne ou dans une remarque du plan, pour que vous puissiez le défaire.

Un avis sur chaque réponse

Sous chaque réponse, le pouce vers le haut dit qu'elle a servi, le pouce vers le bas qu'elle est à côté, avec une ligne facultative pour dire ce qui n'allait pas. Les demandes à Lia et les avis sont gardés 90 jours pour corriger ce qui ne marche pas : n'y écrivez aucune donnée personnelle (noms, adresses, numéros).

L'usage de Lia

Lia a un usage raisonnable par bilan, fixé par les conditions d'utilisation. Si l'usage sur un bilan dépasse nettement la moyenne, un message vous prévient. Au-delà d'une limite plus haute, Lia et l'analyse des fichiers volumineux sont suspendues sur ce bilan. Le reste du logiciel reste disponible, et la suspension se lève en nous écrivant.

• ne pèsent rien : l'état d'un bilan, la liste des manques, l'explication des arbitrages en attente, l'orientation vers un écran. Ces réponses se calculent à partir de la base ;
• pèsent dans l'usage : la lecture d'un fichier déposé, la reprise des données d'un message, la proposition de facteurs, la génération de pistes d'action.

« Approfondir »

Sous chaque réponse, une icône discrète rejoue la même demande avec un modèle plus puissant, qui lit plus de lignes de votre fichier et a le droit de réfléchir plus longtemps avant de répondre.

Quand s'en servir :

• la réponse a manqué quelque chose que vous voyez dans le fichier ;
• le fichier est difficile à lire : en-têtes sur plusieurs lignes, sections empilées, colonnes fusionnées ;
• la proposition de rangement mélange des natures que vous savez distinctes.

Sur certains signaux, elle reprend d'elle-même en profondeur, une seule fois : quand elle n'a pas trouvé le poste d'un fichier, quand sa confiance est basse, ou quand elle a remarqué une anomalie.

La reprise vit dans l'onglet du navigateur. Après un rechargement de la page, l'icône disparaît : redéposez le fichier pour la retrouver.

Le panneau, onglet par onglet

• Fil : la conversation, les suggestions du moment et la zone de dépôt. Les suggestions changent selon l'écran ouvert ;
• Plan : les étapes proposées, à cocher et à appliquer ;
• Journal : ce qui a été appliqué, et par qui.

Le panneau se replie. Un cabinet peut aussi le retirer entièrement pour tous ses consultants, sans nouvelle mise en ligne. L'usage reste limité par bilan, et les écritures par le plan à cocher.