Politique de confidentialité

Qui est responsable de quoi

Deux situations se distinguent, et elles n'emportent pas les mêmes obligations :

• Les données de vos missions — écritures comptables, consommations, informations sur vos clients finaux et leurs collaborateurs. Le cabinet utilisateur en est responsable de traitement ; Purple Pepper n'agit que comme sous-traitant, sur instruction, dans les conditions du contrat de traitement des données.
• Les données des comptes utilisateurs — identité professionnelle, adresse e-mail, journal de connexion et d'activité. Purple Pepper en est responsable de traitement, et la présente politique s'y applique.

Données de compte traitées

• Identité professionnelle : nom d'affichage, fonction, cabinet ou entreprise de rattachement, rôle.
• Adresse e-mail professionnelle, utilisée pour l'authentification et l'envoi des liens de réinitialisation de mot de passe.
• Mot de passe, stocké uniquement sous forme d'empreinte cryptographique — il n'est ni lisible, ni récupérable par l'Éditeur.
• Journal d'activité de mission : import réalisé, arbitrage rendu, temps passé sur un écran d'arbitrage. Il sert à la traçabilité méthodologique du bilan, exigible en cas d'audit.
• Consommation des fonctions d'assistance par intelligence artificielle, pour l'application des plafonds budgétaires.
• Journal des échanges avec l'assistante Lia : le texte masqué de chaque demande, son issue, sa durée, son coût et quelques signaux. La section « Journal des échanges avec Lia » le détaille.

Aucune donnée bancaire, aucune donnée de santé et aucune donnée dite sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est traitée par le Service. Aucun traceur publicitaire, aucun outil de mesure d'audience tiers et aucun cookie autre que ceux strictement nécessaires à la session ne sont déposés — ce qui dispense de bandeau de consentement.

Bases légales et durées de conservation

• Exécution du contrat, pour la gestion des comptes et la fourniture du Service. Conservation pendant la durée de la relation, puis suppression du compte au plus tard trois mois après son terme.
• Intérêt légitime, pour la sécurité et la traçabilité méthodologique. Les journaux techniques sont conservés douze mois.
• Intérêt légitime, pour améliorer l'assistante Lia et détecter ses défauts. Le journal de ses échanges est conservé quatre-vingt-dix jours.
• Obligation légale, pour la facturation et la comptabilité. Conservation dix ans, sur des données réduites à la facturation.

Journal des échanges avec Lia

Purple Pepper est responsable de ce traitement. Il sert à améliorer Lia et à détecter ses défauts : les demandes auxquelles elle ne sait pas répondre, ses erreurs, les plafonds atteints, les réponses que les personnes jugent à côté.

• Ce qui est conservé : le texte de chaque demande adressée à Lia, après masquage automatique des adresses électroniques, des adresses web, des numéros de téléphone, des IBAN, des longs numéros et des noms de personnes écrits sous la forme « Jean DUPONT » ou « DUPONT Jean », coupé à 2 000 caractères ; l'issue de la demande (plan proposé, appliqué ou annulé, refus, erreur, plafond atteint, moteur indisponible, abandon) ; la durée du traitement et son coût ; le cabinet, la personne et le bilan concernés ; un identifiant tiré au hasard pour chaque onglet, qui relie les demandes d'une même conversation ; et des signaux : demande reformulée dans les deux minutes, reprise en profondeur, pouce donné à la réponse avec son commentaire facultatif.
• Ce qui ne l'est pas : la réponse de Lia, le contenu des fichiers déposés, leur nom (seule l'extension est notée).
• Durée : quatre-vingt-dix jours après la demande, puis suppression.
• Qui y accède : l'Éditeur seul. Ni les autres membres du cabinet, ni les autres cabinets, ni les clients finaux n'y ont accès.
• Base légale : l'intérêt légitime de l'Éditeur à améliorer Lia et à détecter ses défauts (RGPD, article 6, paragraphe 1, point f).
• Ce que l'Éditeur demande : ne saisir aucune donnée personnelle dans une demande à Lia. Le masquage est automatique et imparfait : un nom écrit sans capitales au nom de famille, comme « Sophie Martin », un nom de famille écrit seul, comme « MARTIN » ou « M. MARTIN », ou un détail qui permet d'identifier quelqu'un reste en clair. Pour un message de client collé dans la zone de saisie, retirez d'abord les noms, les signatures, les adresses et les numéros de téléphone.

Le texte de la demande est aussi transmis, tel que saisi et sans masquage, au prestataire d'intelligence artificielle pour obtenir la réponse. Le journal en est une copie distincte, masquée, gardée sur le serveur situé en France.

Vous pouvez vous opposer à ce journal à tout moment, sans motif à donner, en écrivant à contact@purple-pepper.fr. L'Éditeur supprime alors les lignes déjà enregistrées qui vous concernent, et vos demandes suivantes ne sont plus journalisées. Lia continue de fonctionner de la même manière.

Où sont les données, et qui y accède

Les données sont hébergées par Hostinger International Ltd. sur un serveur situé en France. Les échanges sont chiffrés en transit. Au sein de Purple Pepper, l'accès administrateur est limité aux personnes dont la fonction l'exige, pour l'exploitation et le support.

Le cloisonnement entre cabinets est appliqué au niveau de la base de données et vérifié par des tests d'accès réels : un compte d'un cabinet ne peut pas lire les données d'un autre, même par un appel direct à l'interface de programmation.

Sous-traitants ultérieurs

La liste ci-dessous est exhaustive à la date de cette version. Toute adjonction est notifiée aux cabinets utilisateurs, qui peuvent s'y opposer dans les conditions du contrat de traitement des données.

Transfert hors Union européenne — et comment s'en passer

L'assistance par intelligence artificielle implique un transfert vers les États-Unis des extraits décrits ci-dessus. Ce point est écrit explicitement parce qu'il engage le cabinet vis-à-vis de ses propres clients, et qu'une formule vague à cet endroit serait plus dommageable que le transfert lui-même.

Les fonctions concernées sont facultatives : un cabinet peut demander leur désactivation complète pour son espace de travail. Le Service reste alors utilisable de bout en bout — l'import comptable bascule sur une classification locale par règles, la reconnaissance de fichier et les pistes de réduction redeviennent manuelles. Aucune donnée ne quitte alors le serveur français.

Traitements réalisés sans aucune transmission

• Le moteur de calcul des émissions et le recalcul d'un bilan.
• Les exports réglementaires (BEGES v4 et v5, GHG Protocol, format Bilan Carbone®).
• Le référentiel de facteurs d'émission et les facteurs personnalisés du cabinet.
• Les règles apprises du cabinet et leur réapplication aux imports suivants.
• L'authentification et la gestion des comptes.

Vos droits

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur les données la concernant.

Pour les données de compte et le journal des échanges avec Lia, la demande s'adresse à contact@purple-pepper.fr. Réponse sous un mois.

Pour les données d'une mission (celles d'un client final ou de ses collaborateurs), la demande s'adresse au cabinet responsable de traitement. Purple Pepper l'assiste sans se substituer à lui.

Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Purple Pepper informe sans délai injustifié le cabinet concerné, avec les éléments utiles à sa propre notification à la CNIL. Les mesures de détection et le journal des accès techniques servent précisément à rendre cette information possible.