Prise en main

1. Créer le client

Cliquez sur « Nouveau client », en haut à droite du tableau de bord ou de la liste des clients. Si votre cabinet utilise plusieurs modules de la suite, la fiche se crée dans l'espace commun, avec le numéro d'immatriculation de la société. Ce numéro permet de retrouver le même client d'un module à l'autre ; la fiche ne se crée donc pas dans ce module.

À la création, on vous demande qui, dans le cabinet, a accès à ce client. Si un collègue vous dit ne pas voir le dossier, vérifiez d'abord ce réglage.

Un client créé ailleurs peut mettre jusqu'à un quart d'heure à arriver. Le bouton « Actualiser ma liste de clients », en haut de l'écran Clients, va le chercher tout de suite.

2. Décrire l'organisation

Le client naît avec son niveau 1, à son nom : pour un client qui n'a qu'un site, il n'y a rien d'autre à décrire. Pour les autres, l'écran Organisation, sous le nom du client, porte l'arbre de ses entités et de ses sites, en quatre niveaux au plus ; un site est toujours au bout d'une branche. Ajouter un deuxième site fait passer le client en multisite : une société à son nom prend le niveau 1, et l'ancien site se range dessous avec ses bilans.

Onglet « Sites & groupes » : l'arbre, ou la liste des sites, et le formulaire « Ajouter une entité ». Un clic sur un nom ouvre sa fiche : rattachement, pays, code, SIRET, part détenue, et pour un site son adresse, ses coordonnées et sa surface. Le pays d'une entité décide du mix électrique de ses bilans.

Onglet « Paramètres de site » : l'effectif, le chiffre d'affaires, la surface et les paramètres propres au client, par entité et par exercice. Un bilan lit la valeur saisie sur son nœud, sinon la somme complète de ses sous-niveaux, sinon, au niveau 1 seulement, la fiche client. Un site sans valeur n'hérite pas de celle de toute la société : sa donnée est manquante, et les ratios par salarié ou par euro qui en dépendent ne s'affichent pas.

Pour un client de nombreux sites, le bloc « Tableur » télécharge l'organisation en classeur. Complété, le classeur se réimporte : « Simuler » montre ce qui serait créé, complété ou refusé, « Appliquer » l'écrit. Une case vide ne vide rien, et un import ne déplace jamais un site : cela se fait dans sa fiche.

3. Ouvrir le bilan

Depuis la fiche du client, onglet Bilans, formulaire « Nouvelle campagne ». L'année de reporting, la méthodologie, le niveau de maturité et le dispositif de financement commandent la suite : exports proposés, contrôle de conformité, livrables disponibles. Le niveau de maturité fixe aussi l'objectif de couverture de la worklist, 80 % en Initial, 100 % en Standard et en Avancé.

Pour un client multisite, le formulaire demande le nœud que couvre le bilan, le niveau 1 par défaut, et les sites à y inclure. Deux établissements ou plus donnent un bilan par établissement et un bilan consolidé qui les additionne. Un établissement peut ensuite être exclu du consolidé, avec un motif, depuis la page Sites du consolidé ; il n'est jamais extrapolé.

Le bilan arrive avec son socle de collecteurs, tous ouverts. Sur l'écran Configuration, chaque poste porte une case « Dans le périmètre », à décocher pour ceux qui ne concernent pas l'organisation : elle demande un motif, qui reste affiché. Un poste laissé ouvert et vide compte zéro, et le résultat le lit comme une absence d'émissions quand il s'agit d'une absence de donnée ; le bloc « À faire », en tête de l'écran Configuration, vous les rappelle.

Renseignez aussi, sur le même écran, l'effectif et le chiffre d'affaires de l'exercice. Ils s'enregistrent comme paramètres du nœud que couvre le bilan, pour son exercice, et l'écran indique la valeur héritée quand le champ est vide. Sans eux, les ratios par salarié et par euro disparaissent des livrables et l'analyse de vulnérabilité ne peut pas dire ce qu'un surcoût représente pour l'entreprise.

Pour reprendre une année antérieure, le bouton « Importer un bilan Excel » de l'écran Clients lit un tableur Bilan Carbone® en conservant ses postes et sous-postes. Deux bilans sur le même client suffisent à ouvrir la comparaison N/N-1.

Juste après Configuration, l'écran Cartographie des flux donne une première vue des flux entrants, internes et sortants de l'organisation, tirée des données du bilan : un poste ouvert y figure dès le cadrage, même vide. Il s'imprime, et se corrige quand un flux est mal nommé ou mal rangé. L'écran Mobilisation, juste dessous, garde la trace des réunions, ateliers, formations et courriels menés avec le client tout au long de la mission ; sa synthèse s'imprime et dit ce que la méthode attend au niveau de maturité du bilan.

4. Collecter

L'écran Collecte est le tableau de bord de cette phase. Quatre chemins y mènent une donnée :

• la saisie ligne à ligne, dans l'écran d'un collecteur ;
• le dépôt d'un fichier dans le panneau de Lia (tableur, CSV, PDF, capture d'écran), qu'elle lit et répartit, avec un plan que vous validez ;
• l'import de la comptabilité, depuis le collecteur « Achats de services », qui classe les écritures de charges et d'immobilisations par poste ;
• le questionnaire envoyé aux collaborateurs, pour les déplacements domicile-travail.

Vous pouvez combiner ces chemins sur un même bilan, par exemple pour un client qui envoie trois tableurs et deux mails chiffrés.

Dans un collecteur, les lignes que vous avez modifiées se valident ensemble, par le bouton « Valider les lignes modifiées » en tête de colonne ; une ligne refusée n'arrête pas les autres, et le message la nomme.

Quand une donnée manque, réclamez-la depuis l'arbitrage : la ligne reste dans le bilan, chiffrée au mieux de ce qu'on sait, et un bandeau sur la worklist compte les demandes en cours et y mène. Si la réponse ne vient pas, « S'en tenir aux euros » clôt la demande sans laisser un trou.

Le bouton « Marquer comme terminé » d'un collecteur est à vous ; depuis la vue d'ensemble de la Collecte, plusieurs collecteurs se cochent et se marquent terminés d'un geste. Si une donnée arrive après, le collecteur se rouvre tout seul, pour que le complément ne passe pas inaperçu.

Dans le poste Fret, chaque ligne porte son sens (entrant, sortant, interne), son mode de transport et, pour un fret interne, l'indication opéré ou non : un fret opéré par l'organisation passe en scope 1 pour sa combustion, l'amont du carburant allant en 4.1, les autres restent en scope 3. Pour un fret non opéré, la réponse « supporté » (l'organisation paie le transport) ou « non supporté » (un tiers le paie) le range en 3.1 ou en 3.2 du BEGES. Un bandeau compte ce qui manque. Le poste ne se termine et le bilan ne se publie qu'une fois le sens, le mode et l'indication opéré ou non posés ; la réponse « supporté ou non » n'est exigée que pour les exports BEGES et OCCF d'un bilan mené en méthodologie BEGES.

5. Arbitrer

L'écran Worklist IA classe ce qui reste à décider par le poids de la ligne multiplié par son incertitude. Une ligne lourde mais bien connue n'y figure pas, une ligne légère et douteuse non plus. En tête viennent les lignes dont la correction changerait le plus le résultat.

Lisez le bandeau du haut avant la liste. Il dit quel pourcentage du résultat les décisions listées couvrent, et surtout combien de lignes n'ont pas encore de facteur d'émission. Ces lignes-là pèsent zéro, donc aucun seuil ne peut les faire remonter : le lien « Les voir toutes » est le seul chemin vers elles.

Chaque ligne montre sous son libellé le facteur posé et sa valeur. Si la proposition vous convient, « Valider » l'accepte telle quelle ; cochez plusieurs lignes pour les valider ensemble. « Modifier » ouvre le détail : le facteur proposé, les autres candidats du référentiel, la catégorie, et de quoi saisir une émission que le fournisseur a communiquée lui-même. Les candidats proposés sont bornés au poste de la ligne, pour qu'un facteur de fret ne vienne pas se poser sur un achat.

Le choix du facteur reste le vôtre. L'outil rapproche et propose, et une ligne qu'il a chiffrée d'office reste à valider. Un facteur que vous choisissez pour un libellé passe en tête des candidats du même libellé dans les autres bilans du cabinet, sauf si la méthode le relègue ; choisi dans deux bilans sans contre-exemple, il se pose d'office, toujours à valider. Les écritures comptables arbitrées deviennent des règles du cabinet, que l'écran « Règles apprises du cabinet » permet de désactiver.

6. Lire les résultats

Tant que le bilan n'est pas publié, le calcul tourne en arrière-plan après une série de modifications, sans bouton à actionner, et un bandeau rappelle que les chiffres peuvent encore bouger. La publication est refusée tant que le calcul n'est pas fini, et la matrice de collecte, le dossier d'évaluation et les livrables l'attendent. Publié, le bilan garde ses chiffres.

Vous y trouvez la répartition par scope, le disque explorable des postes, le tableau par poste avec l'incertitude de chacun, et la part du bilan chiffrée en euros ; pour un bilan consolidé, la répartition par établissement. Le disque s'exporte en image pour une présentation.

Sous le total, l'intervalle à 95 % donne l'ordre de grandeur du résultat. Sous le nom d'un poste, « à fiabiliser » compte les tonnes portées par des données lourdes et très incertaines ; le lien mène au bloc « Données à fiabiliser » du plan d'action, qui nomme les lignes en cause et ce qu'il faudrait collecter à la place.

Quand le bilan compte de l'utilisation en dépendance, la bascule « Avec » / « Sans » montre le profil sans elle, comme la méthode le recommande. En bas de l'écran, le bloc « Émissions évitées et séquestrées » consigne à part ce que le client évite ou stocke, pilier par pilier, sans jamais le retrancher du bilan.

Deux écrans se lisent en même temps. « Alertes doubles comptes », depuis la Collecte, relit le bilan selon neuf règles, nomme les lignes en cause et ce qu'elles compteraient de trop, et dit ce qu'il ne sait pas détecter. Les Notes méthodologiques, depuis les Résultats, séparent ce que vous partagez avec le client de ce qui reste au cabinet.

7. Bâtir le plan d'action

Sur l'écran Plan d'action, chaque action commence par son assiette : les postes du bilan qu'elle réduit, à cocher dans l'arbre, et au besoin des natures d'achat, sous « Et par nature d'achat ». Une ligne atteinte à la fois par un poste et par une nature ne compte qu'une fois. Sans assiette, un pourcentage ne se convertit pas en tonnes, et l'outil n'enregistre pas le gain.

Les actions qui visent le même poste se composent : la seconde s'applique à ce que la première a laissé. L'écran affiche la somme brute à côté du total composé, ce qui évite d'annoncer une réduction supérieure au poste visé.

Classez chaque action dans sa catégorie de la méthode, depuis sa carte ou son formulaire ; quand le nom de l'action la désigne, un bouton la propose, et rien ne s'écrit sans votre clic. Le bloc « Composition du plan » montre ce que le niveau de maturité du bilan attend et ce qui manque, et les postes lourds qu'aucune action retenue ne vise. Le bloc « Données à fiabiliser » liste les postes dont la donnée est trop incertaine pour orienter le plan : « Ajouter au plan » en fait une action d'amélioration de la démarche.

Le bouton « Générer des pistes » demande un premier jet sur les postes qui pèsent, et y ajoute les données à fiabiliser. Aucune piste ne vient avec un gain chiffré : c'est à vous de l'estimer, dans le champ « Potentiel réel arbitré », ou par simulation.

Depuis la fiche d'une action, « Quantifier par simulation » chiffre son gain sur les lignes qu'elle touche, en faisant varier l'activité ou le facteur d'émission, effet rebond déduit ; « Retenir comme gain de l'action » le pose sur l'action. La fiche note aussi ses co-bénéfices et ses points de vigilance par domaine. Une réduction de GES peut déplacer l'impact vers l'eau ou la qualité de l'air : signalez-le en atelier pour en tenir compte dans le choix des actions.

Le Simulateur superpose ensuite le tendanciel, l'effet du plan et la cible, sur le périmètre que vise la cible : tout le bilan, les scopes 1 et 2, le scope 3 ou un poste. Il trace la SBTi en comparaison, une droite par scope, compare le plan à chaque droite sur son scope, et montre l'écart qui reste. En atelier, ce graphique sert à lancer la discussion.

Une fois le plan retenu, le bouton « Pilotage » de l'écran du plan suit chaque action retenue : son avancement, et ses indicateurs de mise en œuvre, de suivi et de performance. Le pilotage reste ouvert sur un bilan publié : l'avancement, les indicateurs et leurs relevés se saisissent sans rouvrir le dossier.

8. Relire le bilan entier

Avant de figer le bilan, l'écran Contrôle de cohérence, juste au-dessus de Publication dans la barre de gauche, le relit en entier : des contrôles automatiques d'abord, puis la relecture de Lia. Comptez une à deux minutes.

Chaque constat désigne ses lignes et dit quoi vérifier ; un clic mène à la ligne dans la worklist. Rien n'est corrigé à votre place : vous corrigez la ligne, ou vous jugez qu'elle est juste. Le contrôle vous est proposé dès que tous les collecteurs sont terminés, et sur l'écran Publication ; il n'est jamais obligatoire. Il se lance sur un bilan ouvert : un bilan publié se rouvre d'abord.

9. Livrer

Avant de produire quoi que ce soit, lancez « Contrôler la conformité » depuis l'écran Livrables : le dossier est passé en revue et les écarts bloquants sont listés.

L'écran Livrables rassemble le dossier du bilan : chaque livrable de la démarche, du cadrage aux exports, dans l'ordre de la méthode, avec son état. Ce qui a été fait hors de l'outil, une cartographie dessinée en atelier ou le compte rendu de la réunion de restitution, s'y dépose sous le livrable qu'il tient, en PDF, Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument ou image. Le rapport et la synthèse communicante se téléchargent depuis la même page, pour tout cabinet ; le rapport reprend les risques et opportunités consignés à l'atelier. Un cabinet référencé au dispositif Diag Décarbon'Action y trouve aussi les trames du dispositif.

Les livrables se téléchargent aux couleurs de votre cabinet dès que sa charte est renseignée dans l'espace commun. L'écran prévient quand un chiffre manque : les rubriques concernées sont retirées du document. Relisez le fichier avant de l'envoyer.

Sur un bilan mené selon la méthode Bilan Carbone®, l'écran dit sous quel intitulé les documents sortent. « Bilan Carbone® » demande la licence du cabinet, déclarée par son gestionnaire dans Paramètres cabinet, et un contrôle de cohérence à jour ; sinon, les mêmes documents s'intitulent « Bilan des émissions de gaz à effet de serre », et l'écran dit ce qui manque.

Pour l'atelier, la fresque présente le profil en trois grands postes et cinq sous-postes, chaque action du plan sous le sous-poste qu'elle vise ; elle s'imprime en A4 paysage. Pour communiquer sur le bilan, l'écran Communication propose trois brouillons construits sur ses chiffres, et dix vérifications à faire avant de publier.

L'écran Exports rend les données structurées selon la nomenclature choisie, facteur d'émission compris ; les exports BEGES détaillent par gaz les émissions directes et l'énergie achetée. Pour un bilan mené en méthodologie BEGES, ils ne sortent que si le fret non opéré a dit qui paie le transport (supporté en 3.1, non supporté en 3.2) ; pour les autres bilans, ils sortent avec un avertissement. L'écran le dit avant le clic. S'y ajoutent la matrice de collecte, avec la valeur, l'unité et, quand elle est connue, la version du facteur de chaque ligne, le tableur Bilan Carbone® rempli (la V9.2 sans rien déposer, la V9.0 ou la V9.1 à partir de votre classeur vierge), et une archive complète réimportable. L'écran annonce avant génération combien de lignes le tableur ne pourra pas recevoir, et pourquoi ; un onglet de contrôle les liste une à une. La ligne de dépôt à l'Observatoire de la Comptabilité Carbone en France s'y télécharge aussi ; le dépôt se fait ensuite depuis le compte du cabinet.

Pour faire évaluer un bilan, la section « Évaluation du bilan » de l'écran Exports rassemble le dossier d'évaluation en une archive, cartographie des flux, synthèse de la mobilisation, objectifs et indicateurs de suivi compris, avec un sommaire de ce qui manque encore. « Gérer les accès » ouvre la consultation du bilan à l'évaluateur : son nom, son adresse, le dernier jour d'accès, quatre-vingt-dix jours au plus. Il reçoit un lien personnel par courriel et consulte ce seul bilan, sans compte et sans rien pouvoir modifier, jusqu'à cette date ou jusqu'au retrait de l'accès.

10. Publier

L'écran Publication, tout en bas de la barre de gauche, ferme le dossier par « Publier et verrouiller ». Ses chiffres se figent : plus personne n'y écrit, ni les lignes, ni le plan d'action, ni l'assistante, et une correction du calcul ou des facteurs ne s'y applique plus d'elle-même. Le client voit ses résultats. Seuls le référent du client, un gestionnaire d'espace de travail ou l'éditeur publient ; quand vous n'avez pas ce droit, l'écran nomme les personnes à qui vous adresser.

Le verrou vaut aussi pour la cartographie. Restent ouverts après la publication : l'avancement des actions, leurs indicateurs et leurs relevés, la restitution et le journal des actions, que l'écran Mobilisation consigne (une action consignée après la publication reste hors de la synthèse remise), et les pièces du dossier, qui se déposent et se retirent sur l'écran Livrables. L'écran Publication dit si la restitution a été consignée, sans l'imposer. Un accès évaluateur s'ouvre sur un bilan publié.

Pour corriger après coup, « Rouvrir le dossier » demande un motif. Il reste dans l'historique du dossier et s'affiche dans le bandeau de l'écran Résultats ; le client garde la vue de ses résultats pendant la correction, et le bilan rouvert se recalcule de nouveau. L'historique du dossier porte le total du bilan à chaque publication, réouverture et republication, avec l'écart depuis le relevé précédent. Un bilan publié ne se recalcule jamais seul : un correctif du calcul ou une nouvelle version d'un facteur ne l'atteint qu'à la réouverture. Quand le bilan publié précédent compte des actions retenues ni finalisées ni abandonnées, l'écran Plan d'action propose de les reporter dans le bilan suivant. Un consolidé se publie après ses établissements, et l'un d'eux ne se rouvre qu'une fois le consolidé rouvert.

Accès et rôles

Un gestionnaire d'espace de travail administre le cabinet, ses membres et ses paramètres. Un consultant travaille sur les clients auxquels il est habilité. Un accès en lecture permet de tout consulter sans rien écrire, et la restriction est appliquée par le serveur.

Les données d'un cabinet ne sont visibles d'aucun autre. Un consultant invité sur le client d'un confrère n'accède qu'à ce client.

Un accès évaluateur ne s'ouvre que par un membre du cabinet à qui appartient le client, avec un droit d'écriture sur ce client : ni un invité d'un cabinet confrère, ni l'éditeur de la suite sur le client d'un autre cabinet. Il porte sur un seul bilan, en lecture seule, et chaque consultation est gardée, avec sa date et la page ouverte. La clé du lien suit le signe « # » de l'adresse : le navigateur ne l'envoie pas au serveur, et aucun journal ne la garde.